Secretaria Municipal

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La Secretaría Municipal está a cargo de un Secretario Municipal, cuyas funciones principales son:

  1. a) Dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo;
  1. b) Desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, y

 

  1. c) Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley N° 18.575. Esta Declaración debe ser realizada por Alcalde, Concejales y los funcionarios hasta el tercer Escalafón Jerárquico.
  2. d) Llevar el registro municipal a que se refiere el artículo 6° de la ley N° 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias y sobre Ley 19.537 sobre Copropiedad Inmobiliaria.

Archivos Asociados:

ESTATUTO ADMINISTRATIVO PARA FUNCIONARIOS MUNICIPALES
COORDINADO Y SISTEMATIZADO DE LA LEY Nº 18.695, ORGANICA CONSTITUCIONAL DE MUNICIPALIDADES

1.- FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA DIRECCION DE SECRETARÍA MUNICIPAL

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El Secretario Municipal deberá desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales:

  • Asistir y tomar acta de las sesiones del concejo.
  • Refrendar y transcribir las ordenanzas, reglamentos y decretos Alcaldicios.
  • Refrendar y transcribir los acuerdos del concejo y los del consejo comunal de Organizaciones de la sociedad civil y del consejo comunal de seguridad pública.
  • Actuar como ministro de fe en la sesión de instalación del concejo en conformidad a la ley.
  • Certificar las demás actuaciones municipales que establezca la ley cuando le sean solicitadas.
  • Entregar copia autorizada de los documentos municipales.
  • Firmar las declaraciones de intereses establecidos en la ley Nº 18.575. (actualmente es firma electrónica)

 

Secretaría administrativa del Alcalde:

  • Realizar la recepción, distribución, despacho y archivo de la documentación municipal, dirigida al Alcalde.
  • Custodiar el archivo histórico administrativo municipal.

 

Dar apoyo administrativo al Consejo Comunal de Organizaciones de La Sociedad Civil:

  • Convocar a las personas naturales o jurídicas inscritas en el registro para que constituyan asambleas para elegir los miembros del consejo, y asistirlos en conformidad a la ley.
  • Llevar y mantener al día las actas de las sesiones del consejo.
  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el consejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.

 

 

Dar apoyo administrativo al Consejo Comunal de Organizaciones de La Sociedad Civil:

  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el concejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
  • Llevar y mantener al día las actas de las sesiones del consejo.
  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el consejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.

3.- OFICINA DE PARTES:

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A esta Oficina le corresponde el ingreso y derivación de toda correspondencia dirigida al Sr. Alcalde, cuya presentación deberá ser acompañada siempre de una copia, para su respaldo, explicando la petición o el problema, destacando nombre, Rut , domicilio, teléfono y firma del solicitante.

Dentro de sus funciones está mantener el:

  • Ingreso y derivación de toda correspondencia externa dirigida a la Autoridad
  • Despacho de cartas certificadas, corrientes e internacionales enviadas por las diferentes unidades del municipio.

 

2.- SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DEL CONCEJO:

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Esta oficina es la encargada de apoyar administrativamente al Secretario Municipal en materias relativas al Concejo Municipal (Actas, Certificaciones y propias de la preparación de las Sesiones del Concejo).

Le corresponde apoyar al Honorable Concejo y a sus diferentes Comisiones de trabajo organizando las labores administrativas entre Alcaldía y estos, además, de estar atentos a las diversas instancias y requerimientos que se presenten, a fin de que los Concejales de la comuna puedan cumplir con su gestión fiscalizadora establecida en la ley.

 

  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el concejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
  • Proponer y preparar los antecedentes y temas de la tabla que se tratará en las sesiones del concejo.
  • Efectuar y despachar las citaciones a los señores concejales para las sesiones ordinarias y extraordinarias del concejo con la debida antelación, adjuntando la tabla y llevar un registro de la asistencia de los concejales.
  • Coordinar y citar, por orden del respectivo presidente, a las comisiones del concejo, llevando un registro de la asistencia de los concejales a dichas comisiones para los efectos de lo dispuesto en el artículo 88 inciso 5 de la Ley Nº 18.695.
  • Redactar y despachar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el concejo estime necesario.
  • Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.
  • Dar apoyo administrativo al concejo.
  • Llevar y mantener al día las actas de las sesiones del concejo ordinario y extraordinario.

4.- CONSEJO COMUNAL DE ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL:

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Esta oficina es la encargada de apoyar administrativamente al Secretario Municipal en materias relativas al Concejo Municipal (Actas, Certificaciones y propias de la preparación de las Sesiones del Concejo).

Le corresponde apoyar al Honorable Concejo y a sus diferentes Comisiones de trabajo organizando las labores administrativas entre Alcaldía y estos, además, de estar atentos a las diversas instancias y requerimientos que se presenten, a fin de que los Concejales de la comuna puedan cumplir con su gestión fiscalizadora establecida en la ley.

 

  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el concejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
  • Proponer y preparar los antecedentes y temas de la tabla que se tratará en las sesiones del concejo.
  • Efectuar y despachar las citaciones a los señores concejales para las sesiones ordinarias y extraordinarias del concejo con la debida antelación, adjuntando la tabla y llevar un registro de la asistencia de los concejales.
  • Coordinar y citar, por orden del respectivo presidente, a las comisiones del concejo, llevando un registro de la asistencia de los concejales a dichas comisiones para los efectos de lo dispuesto en el artículo 88 inciso 5 de la Ley Nº 18.695.
  • Redactar y despachar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el concejo estime necesario.
  • Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.
  • Dar apoyo administrativo al concejo.
  • Llevar y mantener al día las actas de las sesiones del concejo ordinario y extraordinario.

5.- PARTICIPACION CIUDADANA Y ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

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Se debe ejecutar lo establecidos en Las leyes Nº. 19.418 y 20.500, que regulan el funcionamiento de las Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias cuyo instrumento legal norma la creación, funcionamiento y disolución de las organizaciones sociales de carácter comunitario o de Participación Ciudadana. Las organizaciones inscritas No podrán perseguir fines de lucro, y deberán respetar la libertad religiosa y política de sus integrantes.

 

Las Juntas de Vecinos y demás organizaciones comunitarias gozarán de personalidad jurídica por el solo hecho de constituirse en la forma señalada en la Ley N° 19.418. Por otra parte, todas las Organizaciones Territoriales y Funcionales deben Calificar sus Elecciones de Directivas ante el Tribunal Electoral de Valparaíso, art. 10 de la Ley Nº 18.593.

 

Le corresponderá al presidente de la organización la representación Judicial y Extrajudicial de las mismas, y, en su ausencia al vicepresidente o a quien lo subrogue, de acuerdo a sus Estatutos. Las municipalidades llevarán un registro público de las directivas de Juntas de Vecinos y demás organizaciones.

 

En relación con las Organizaciones Comunitarias, le corresponderá:

 

  • Aprobar u objetar la constitución de las organizaciones comunitarias, como asimismo la modificación de sus estatutos, en conformidad a la ley.
  • Certificar el depósito del acta constitutiva de las organizaciones comunitarias, en conformidad a la ley.
  • Llevar un registro público de las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en la comuna, donde conste su constitución, modificaciones estatutarias y la disolución de las mismas.
  • Llevar un registro público de las directivas de las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en la comuna, como asimismo de la ubicación de sus sedes y lugares de funcionamiento.
  • Mantener copia actualizada y autorizada del registro de asociados de las organizaciones comunitarias de la comuna.
  • Otorgar, a quienes lo soliciten, copia autorizada de los estatutos y demás anotaciones practicadas en los registros públicos de organizaciones comunitarias y directivas.

 

 

ARCHIVOS ASOCIADOS:

https://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=30785

https://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=1023143

https://www.registros19862.cl/

https://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=29984

 

 

En relación a Las asociaciones y fundaciones le corresponderá:

 

  • Aprobar u objetar la constitución de asociaciones y fundaciones en conformidad a la ley.
  • Certificar el depósito del acto constitutivo de una asociación o fundación, en conformidad a la ley.
  • Remitir al registro civil e identificación los antecedentes de las personas jurídicas que no hubieren sido objetadas o cuando las objeciones hubieran sido subsanadas, para su inscripción en el registro nacional de personas jurídicas sin fines de lucro en conformidad a la ley.

 

En relación a la Ley 19.537 Sobre Copropiedad inmobiliaria:

  • Llevar un registro público, de los comités de administración de los condominios Sociales de la comuna. El presidente del Comité de Administración deberá protocolizar los documentos en una Notaría, a más tardar dentro de los treinta días siguientes a la ocurrencia del echo o decisión que los motiva, dejando copia de la protocolización en el archivo de documentos del condominio y en el registro municipal.

En dicho registro deben constar:

  1. Certificado del Director de Obras Municipales que declaró el condominio acogido a esta ley
  2. Las resoluciones aprobatorias de cambios en las construcciones
  3. Los planos y sus modificaciones aprobadas
  4. El reglamento de copropiedad y sus modificaciones
  5. La constitución del Comité de Administración respectivo y sus modificaciones
  6. La identificación del administrador del condominio.

 

ARCHIVOS ASOCIADOS:

https://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=81505

Contacto

Secretaria Municipal | Avenida Normandie Nº 1916 | Horario de Atención: Lunes a Viernes de 8:30 a.m a 14:00 p.m | fono: 32-2379611 | e-mail: ssmm@muniquintero.cl